Titre du poste

Coordonnateur aux opérations / Répartiteur

Description du poste

Thermotech Combustion est une entreprise œuvrant dans un environnement technique et industriel. Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) aux opérations / répartiteur(trice) pour se joindre à notre équipe. 

Relevant de la directrice des opérations, la personne occupant ce poste joue un rôle central dans la planification, la coordination et le suivi des activités quotidiennes. Elle agira comme personne-clé auprès de la direction, afin d’assurer une communication fluide entre les clients, les techniciens en combustion, les tuyauteurs et les différents départements. Elle sera aussi responsable de l’optimisation de la logistique des appels de service et de la gestion efficace des priorités.

Responsabilités principales

Coordination des opérations

• Coordonner les appels de service entrants et planifier les interventions des techniciens et tuyauteurs en tenant compte des urgences, de la logistique, des disponibilités et des compétences requises.
• Assister la directrice dans la gestion quotidienne et l’optimisation des processus opérationnels.
• Collaborer avec les départements pour la gestion de l’approvisionnement (pièces et matériel).
• Assurer le suivi des demandes de main-d’œuvre interne.
• Contribuer à la planification des ressources.
• Respecter les échéanciers

Service à la clientèle

• Répondre aux demandes par courriel ou par téléphone.
• Maintenir une communication proactive, professionnelle et fluide, afin d’assurer la satisfaction de la clientèle.
• Coordonner la prise en charge des travaux avec les chargés de projets et les fournisseurs.

Suivi administratif

• Assurer le suivi complet des appels de service jusqu’à l’étape de facturation, notamment concernant la validation des heures travaillées, des travaux supplémentaires, des recommandations et des contrats d’entretien.
• Assurer la mise à jour rigoureuse des dossiers clients dans notre système.
• Réviser les feuilles de temps des employés sur le terrain et à la fabrication, afin d’assurer leur concordance avec les heures réellement effectuées pour la paie et la facturation des clients.

Compétences recherchées

• Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Avoir une bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit, afin d’offrir un service à la clientèle bilingue à notre clientèle et à nos partenaires d’affaires situés à l’extérieur du Québec.
• Avoir un excellent sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités.
• Avoir un fort esprit d’analyse, afin de résoudre les problèmes de façon autonome et proactive.
• Prendre des initiatives pertinentes.
• Faire preuve de rigueur et de souci du détail.
• Faire preuve de diplomatie.

Expériences et formations

• Avoir de l’expérience pertinente en coordination des opérations, en répartition, en logistique ou en administration. Une expérience dans un environnement technique ou industriel ainsi que dans la préparation de soumissions constitue un atout important.
• Maîtriser la Suite Microsoft Office.